Inschrijfformulier

ALGEMENE VOORWAARDEN DEELNAME EVENT FHI

ARTIKEL 1. DEELNAME, BETALING, ANNULERING
1.1 Inschrijving voor deelname aan het event kan uitsluitend geschieden door middel van het inschrijfformulier van FHI.
1.2 Deelname is op volgorde van binnenkomst van de inschrijvingen tot het maximum aantal deelnemers is bereikt.
1.3 Inschrijvingen boven het gestelde maximum worden op verzoek geregistreerd op een wachtlijst.
1.4 De deelnemer ontvangt 1 maand voor aanvang van het event de factuur voor de kosten van deelname.
1.5 De deelnamekosten dienen volgens de op de factuur vermelde betalingscondities te worden voldaan. Indien geen specifieke condities op de factuur zijn vermeld, zal de deelnemer binnen dertig (30) dagen na factuurdatum betalen.
1.6 Annulering van deelname is uitsluitend schriftelijk mogelijk. Onder ‘schriftelijk’ wordt ook elektronische communicatie begrepen.
1.7 Tot 4 weken voor aanvang van het event bedraagt de annuleringsvergoeding 50% van het deelnamebedrag. Daarna zijn de volledige deelnamekosten verschuldigd.

ARTIKEL 2. WIJZIGEN DATUM EN LOCATIE
2.1 Bij onvoldoende inschrijvingen behoudt FHI zich het recht voor de eventlocatie te wijzigen of het event te annuleren. De deelnemer ontvangt hierover uiterlijk vier weken voor het event bericht.
2.2 FHI kan in overleg met de deelnemers de voor het event vastgestelde datum wijzigen, dan wel besluiten een event geen doorgang te doen vinden.
2.3 Indien het event geen doorgang vindt, ontvangt de deelnemer de reeds betaalde deelnamekosten terug, tenzij er sprake is van overmacht en/of onvoorziene omstandigheden; mocht daarvan sprake zijn dan treden partijen in redelijkheid met elkaar in overleg over de hoogte van de restitutieverplichting.
2.4 FHI is in geen geval aansprakelijk voor door wijziging of annulering van (de datum van) het event ontstane schade.

ARTIKEL 3. PUBLICITEIT EN BEZOEKERSBESTAND
3.1 De deelnemer die zich via het inschrijfformulier heeft ingeschreven voor het event wordt als zodanig vermeld in door FHI gedane communicatie-uitingen voor het event, bijvoorbeeld vermelding van de bedrijfsnaam op de website en deelnemersoverzichten.
3.2 Door de inschrijving verklaart de exposant akkoord te gaan met de aangehechte ‘Gebruiksvoorwaarden bezoekersbestanden’. Deze voorwaarden zijn bedoeld om de privacy van de bezoekers te waarborgen. Het bezoekersbestand (met NAW-gegevens van het bedrijf, de naam van de bezoeker en het e-mailadres van de bezoeker, en mits hiervoor expliciete toestemming is verkregen) wordt uitsluitend verstrekt onder de voorwaarde dat de exposant akkoord gaat met de aangehechte gebruikersvoorwaarden.

ARTIKEL 4. AANSPRAKELIJKHEID
4.1 Goederen bevinden zich in de eventlocatie en op de bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de deelnemer.
4.2 De deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook.
4.3 De deelnemer is verplicht alle schade die FHI lijdt ten gevolge van een aan hem toe te rekenen tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of niet tijdig naleven van enige bepaling uit deze voorwaarden en/of overige voorschriften en aanwijzingen, te vergoeden. De deelnemer vrijwaart FHI ter zake voor aanspraken van derden, waaronder de eventlocatie.
4.4 FHI is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de deelnemer, zijn personeel of bezoekers, gevolgschade, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook inbegrepen, tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten.
 

ARTIKEL 5. BIJZONDERE GEDRAGSVOORSCHRIFTEN
5.1 FHI stelt de indeling en grootte van de aan deelnemer ter beschikking gestelde expositieruimte vast.
5.2 De deelnemer is gehouden van de hem toegewezen expositieruimte gebruik te maken op een wijze, die overeenkomt met het doel waarvoor hem deze is toegewezen.
5.3 Het neerleggen en uitdelen van materialen (flyers, brochures, etc.) op cateringterrassen, tafels, balies en andere plaatsen buiten de expositieruimte van de deelnemer is niet toegestaan.

Gebruiksvoorwaarden bezoekersbestanden (zie 3.2)

Algemeen
1. Exposant verwerkt de Persoonsgegevens op basis van de schriftelijke instructies van FHI zoals deze in deze overeenkomst zijn bepaald. Exposant zal geen Persoonsgegevens aan andere organisaties doorgeven, tenzij een wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht. In laatstbedoeld geval stelt de Exposant FHI, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van die wettelijke bepaling en welke Persoonsgegevens worden gedeeld.
2. Verwerker verplicht zich om de Persoonsgegevens ontoegankelijk te maken voor die personen binnen haar organisatie die voor de uitvoering van hun werkzaamheden niet noodzakelijkerwijs toegang tot de Persoonsgegevens behoeven te hebben.
3. Verwerker waarborgt dat voldoende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.
4. Exposant zal de Persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER-land) of in een land waar een adequaat gegevensbeschermingsniveau is voorzien verwerken of doen verwerken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FHI.
5. Exposant zorgt dat haar personeel gebonden is aan de in deze overeenkomst opgenomen voorwaarden.
6. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
7. De rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst kunnen door Exposant niet aan een andere partij worden overgedragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van FHI.

Datalek(ken)
8. Exposant stelt FHI onverwijld en niet later dan 24 uur nadat Exposant er kennis van heeft gekregen, in kennis van iedere inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens. Exposant doet deze melding aan FHI: privacy@fhi.nl.
9. Exposant meldt bij of zo snel mogelijk na de in lid 8 bedoelde melding aan FHI (1) wat de (vermoedelijke) oorzaak is van de inbreuk, (2) wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is van de inbreuk en (3) wat de voorgestelde oplossing is. De onmogelijkheid om antwoord te geven op de in dit artikellid genoemde vragen laat de verplichting tot het doen van de in lid 8 bedoelde melding onverlet.

Verzoeken van betrokkenen
10. FHI stelt Exposant in kennis van verzoeken van Betrokkenen tot inzage in, correctie en/of verwijdering van de Persoonsgegevens.
11. Exposant handelt alle verzoeken om inlichtingen van FHI met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens zo snel mogelijk af.