Flexibel werken nu geregeld?

Door mr. Tjeerd Hoekstra, CMS Derks Star Busmann

U kent ze vast wel, die plaatjes die het vooral goed doen in managementtrainingen. Een blije werknemer zit met de broekspijpen en hemdsmouwen opgerold in een luie stoel op het strand, met een laptop op zijn schoot en met de blote voeten in de branding. Dit beeld beoogt het flexibel werken te illusteren. Met ingang van 1 januari 2016 is de Wet Flexibel Werken (Wfw) van kracht. De gedachte achter de Wfw is dat flexibel werken leidt tot een betere balans in werk en privé, waardoor werknemers minder stress ervaren, zorgtaken op zich kunnen nemen en de arbeidsparticipatie wordt gestimuleerd. Of dit waar is, weet ik niet. Wel is voor veel werkgevers niet voldoende duidelijk in hoeverre een beroep van een werknemer op flexibel werken moet worden gehonoreerd.

De Wfw regelt kort gezegd drie onderwerpen (voor werkgevers met meer dan tien werknemers), namelijk de aanpassing van de arbeidsduur, de aanpassing van de arbeidstijden en de aanpassing van de locatie waar gewerkt wordt. Deze laatste twee onderwerpen zijn sinds 1 januari 2016 met de Wfw ingevoerd. Betekent dit nu dat een werknemer ongehinderd en ongeclausuleerd kan vragen om flexibel te werken? En moet de werkgever daar dan – schoorvoetend – mee instemmen? Nee, dit is niet het geval. De werkgever is niet overgeleverd aan de grillen van de werknemer en er zijn mogelijkheden om sturend op te treden. De Wfw kent namelijk in alle gevallen een verplichting om in overleg te treden.

Bij een verzoek van een werknemer om de arbeidsduur aan te passen, speelt het zwaarwegende bedrijfsbelang van de werkgever een centrale rol. Het gaat hier om economische, technische of operationele belangen die ernstig worden geschaad als een verzoek zou worden gehonoreerd. Onder de Wet Aanpassing Arbeidsduur – die is vervangen door de Wfw – werd een zwaarwegend bedrijfsbelang van de werkgever bij een verzoek tot aanpassing van de duur van de arbeid overigens niet snel aangenomen. Het is te verwachten dat dit zo blijft, maar als de werkgever kan aantonen dat hij de vrij te vallen arbeidsuren niet kan invullen, de veiligheid in het gedrang komt of rooster technische problemen ontstaan, is er wel degelijk een valide argument om het verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur af te wijzen.

Voor een verzoek tot aanpassing van de arbeidstijden geldt hetzelfde beoordelingskader. Bovendien moet een verzoek tot aanpassing van de arbeidstijden binnen de vastgestelde dag- of weekvensters vallen. Zo kan een werknemer met een functie die tussen 9 en 5 uur wordt uitgevoerd niet vragen om in de nacht te mogen werken. Daarmee is de mogelijkheid van de werknemer al beperkt binnen het bedrijfsmatig kader van de werkgever en heeft de werknemer geen `carte blanche´. Hier geldt te meer dat een verzoek vanuit rooster technisch oogpunt mogelijk niet kan worden gehonoreerd.

Zowel voor een aanpassing van de arbeidsduur als een aanpassing van de arbeidstijden mag van de werkgever wel worden gevergd dat de organisatie in staat is zich daarop aan te passen. Een werkgever mag geen starre of niet-coöperatieve houding aannemen.

Als het gaat om een verzoek tot wijziging van de locatie waar gewerkt wordt, heeft de werkgever de volledige vrijheid om op dat verzoek te beslissen. De Wfw legt aan de werkgever geen afwijzingsgronden op. De werkgever zal met de werknemer moeten overleggen waarom hij het verzoek afwijst om inzicht te geven in de afweging van de belangen en begrip te kweken voor de uiteindelijke beslissing. De Wfw bevat daarmee geen absoluut recht van de werknemer om plaats afhankelijk te werken. Dit is maar goed ook, omdat er voldoende functies zijn waarvan de correcte uitvoering juist aan een specifieke plaats is gebonden, bijvoorbeeld een algemene functie van receptioniste tot de functie van een gespecialiseerde laboratoriummedewerker. Let wel, als u als werkgever toestaat dat de werknemer op een andere locatie werkt, zult u erop moeten toezien dat de alternatieve werkplek veilig is en voldoet aan de normen uit de arbeidsomstandighedenwet(geving).

Houdt u bij een verzoek van een werknemer tot flexibel werken goed in de gaten welke procedurele vereisten gelden. De werkgever is verplicht in overleg te treden en binnen in de Wfw opgenomen termijnen te handelen. Doet u als werkgever niets, dan veronderstelt de Wfw dat de werkgever toestemming heeft gegeven op het verzoek van de werknemer om flexibel te werken. Ook als de werkgever op grond van de Wfw toestemming niet zou kunnen weigeren, blijft een overleg met de werknemer effectief om duidelijkheid te scheppen over de (wederzijdse) belangen.

De mogelijkheden van een werknemer om te verzoeken om een wijziging van de arbeidsduur, arbeidstijden en de locatie waar wordt gewerkt zijn met de Wfw in de wet verankerd. Wel worden die mogelijkheden door randvoorwaarden beperkt. Het beeld van een werknemer met een laptop op schoot en de blote voeten in de branding blijft daarmee ook onder de Wfw voorbehouden voor de reguliere managementtraining.