Hoe maak je een bestaand gebouw ‘smart’?

In het tweede deel van dit drieluik over smart buildings stond de situatie van nieuwbouw centraal. Daarbij kwamen twee vragen aan bod:

• Waarom is het belangrijk voor Facility Management om in een vroeg stadium aan te sluiten bij de nieuwbouwplannen van een kantoor?
• Wat zijn de redenen om aan te sturen op ‘smart’-toepassingen in een nieuw gebouw?

Dit artikel (deel 3) gaat in op ‘smart’-toepassingen in een bestaand kantoorgebouw.

Bestaande bouw versus nieuwbouw

De grootste voordelen van een Smart Building (of van slimme toepassingen in een kantooromgeving) zijn te behalen als sprake is van nieuwbouw of van een grondige renovatie. Dit is aan de orde geweest in de eerder gepubliceerde artikelen van dit drieluik.

De situatie in bestaande bouw is echter anders. In bestaande kantoren zijn namelijk vaak gebouwinstallaties geïnstalleerd die met een eigen platform werken. Het zijn als het ware losstaande silo’s die wel aan elkaar zijn ‘geknoopt’, maar toch niet optimaal met elkaar communiceren.
Zoals in de vorige artikelen besproken, is één gemeenschappelijke infrastructuur, gebaseerd op het IP-protocol, dé basis om de complexiteit van verzuilde systemen te verminderen en maximaal rendement te behalen uit slimme technologie.

Maar dit betekent niet dat in een bestaand gebouw geen Smart Building-toepassingen mogelijk zijn. De enige beperking ten opzichte van nieuwbouw is dat in een bestaand kantoor gewerkt moet worden met de aanwezige IT- en gebouwgebonden infrastructuur. Het is dan ook belangrijk om, voordat een start kan worden gemaakt met een Smart Building-project, altijd eerst vooronderzoek te doen naar de huidige (technische) stand van zaken.

Wat is de technische stand van zaken?
Neem bijvoorbeeld de vraag hoe het wifi-netwerk is geïnstalleerd? Is dat op basis van ‘bereik en capaciteit’ of is er ingemeten om ‘locatie-gebaseerde services’ te faciliteren?
Is dat laatste het geval dan is vaak sprake van een hogere dichtheid van accesspoints. Als dat zo is, is het mogelijk om met simpele aanpassingen, bijvoorbeeld door een ‘tag’ op apparatuur aan te brengen, apparaten met een nauwkeurigheid van vijf tot zeven meter te lokaliseren.
Een ander voordeel van een locatie-gebaseerd wifi-netwerk is dat er betere informatie is te verkrijgen over de benutting en bezetting van het gebouw. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van vergader-, college-, presentatiezalen of de ‘aanwezigheid’ van personen over diverse gebouwen of een campus. 

Als de informatie uit het wifi-netwerk gecombineerd wordt met de informatie uit AV-middelen (denk aan een presentatiescherm met een camera voor bijvoorbeeld videoconferencing) ontstaat een nauwkeurige informatiebron voor het meten van benutting en bezetting. Dit geldt ook als losse sensoren in een ruimte worden aangebracht die aanwezigheid, temperatuur en CO2 kunnen meten.
Het combineren van deze mogelijkheden zorgt ervoor dat er in een bestaand gebouw bijvoorbeeld een project kan worden gestart om de benutting en bezetting in een pand beter in beeld te krijgen.

Bij de hier genoemde voorbeelden vervult de IT-afdeling een belangrijke rol. Immers, de producten die worden gebruikt zijn aanwezig in het IT-netwerk en worden aangestuurd via het IP-protocol. Maar ook beheerders van de gebouwgebonden automatisering kunnen een belangrijke rol vervullen binnen het Smart Building-project. Zij beschikken vaak over informatie over de werking van het gebouw, informatie opgesloten in gebouwsystemen voor bijvoorbeeld klimaat, verlichting en toegang.

Als deze informatie wordt samengebracht naar één dataplatform ontstaat inzicht, waardoor bijvoorbeeld energiebesparende maatregelen mogelijk zijn. Als het mogelijk is om voor het klimaat of de verlichting (delen van) etages apart op- of af te schakelen, kan dit worden ingericht met behulp van de data uit het wifi-netwerk. Als een ruimte bijvoorbeeld niet wordt benut, ontvangt de gebouwbeheerder een signaal, zodat hij weet dat die ruimte niet gekoeld of verwarmd hoeft te worden.
Door informatie te bundelen en te koppelen ontstaat meer inzicht en transformeren FM en huisvesting naar een data-gedreven en data-gestuurde organisatie.

Een bestaand gebouw biedt dus zeker mogelijkheden om smart-toepassingen in te voeren. Een belangrijke voorwaarde om ‘smart services’ mogelijk te maken is dat FM en huisvesting samenwerken met de IT-afdeling, dit bepaalt het succes van het project. Zie ook deel 2 van deze artikelenreeks en dan met name het kopje ‘Meer inzicht, betere dienstverlening’. De aldaar beschreven oplossingen zijn namelijk ook van toepassing en komen in zicht bij een project binnen de bestaande bouw.

Hoe starten?

Wie neemt het initiatief om met smart technologie aan de slag te gaan? Is dat Vastgoed, Gebouwbeheer, ICT of Facility Management? De vastgoedorganisatie beheert het portfolio van de gebouwen, terwijl de technische componenten in het gebouw zijn vaak belegd bij de beheer & onderhoud-afdelingen van ICT & Gebouwautomatisering. Facility Management is verantwoordelijk voor de gehele facilitaire dienstverlening.

In de praktijk blijkt vaak dat in Smart Building-trajecten de ‘Man in de Middle’ ontbreekt, iemand die de taal spreekt van zowel vastgoed, de gebouwautomatiseerders, ICT en Facility Management. Als zo’n verbindende schakel er niet is, wordt vanuit de individuele afdelingen informatie ingewonnen, maar ontbreekt het totaalplaatje. Alleen door het samenbrengen van deze bedrijfsonderdelen bij aanvang van een Smart Building-project wordt een stevig fundament voor het project neergelegd.

Duurzaamheid, prijs en flexibiliteit zijn vaak doorslaggevende factoren om keuzes op te baseren. De ICT-afdeling heeft veel ervaring met wifi of AV-middelen, gebouwbeheerders zijn bekend met het gebruik van sensoren in gebouwen. Door samen met alle partijen te kijken naar de mogelijkheden (hierbij kan FM een leidende rol pakken) ontstaat een gezamenlijk beeld voor de start van het project.

Pilots
Het uitvoeren van een of meerdere pilots is van grote waarde om te kunnen bepalen of de gevraagde oplossing precies zo functioneert als in de PowerPoint-presentatie van de  leverancier is beloofd. Deze aanpak levert inzicht in de vraag of de oplossing ook echt toegevoegde waarde levert voor het project.

Voor het slagen van een Smart building-project is het belangrijk een team samen te stellen met vertegenwoordigers vanuit Vastgoed, Gebouwbeheer, ICT en Facility Management. Bepaal vervolgens op welke toegevoegde waarde het project zich wil focussen. Dit kan benutting en bezetting zijn, maar ook het vergroten van ‘hostmanship’ vanuit FM of het meten van de prestaties van externe dienstverleners. 
Definieer met elkaar met welke pilot wordt gestart en stel toetscriteria op.  Een belangrijk uitgangspunt is om te bekijken of de oplossing soepel integreert binnen de bestaande IT- of gebouwgebonden infrastructuur, of de data/informatie toegankelijk is voor de organisatie en of de systemen of applicaties met de oplossing kunnen integreren.

Met deze aanpak wordt een solide start gemaakt met het project en krijgt de organisatie meer inzicht en vertrouwen om Smart Building-toepassingen te integreren in de bestaande bouw.

Maak een blauwdruk

Het is belangrijk om de ervaringen en informatie uit de pilots vast te leggen in een blauwdruk, dat is een Smart Building-ontwikkelingsplan voor een organisatie, met daarin de uitgangspunten, voorwaarden en eisen.
Een goed blauwdrukdocument beschrijft het doel, de motivatie, de voorkeuren en de eisen die worden gesteld aan de Smart Building-oplossingen. Het bevat een beschrijving van hoe de oplossing moet integreren binnen de (bestaande) infrastructuren, hoe de data/informatie toegankelijk moet zijn en wat de gewenste toegevoegde waarde voor de gebruikers is.
Een blauwdruk is bedoeld om:

• een richtlijn te geven, ideeën en eisen op te stellen voor de leveranciers;
• te komen tot een standaard die verband houdt met een Smart Building maar ook een strategie voorstelt voor Smart Building-projecten;
• te voorzien in een reeks ideeën en eisen om ook nieuwbouw (en bestaande faciliteiten) te migreren naar de volgende generatie internetprotocol (IP) -gerichte faciliteiten.

Zo’n blauwdruk, vaak een document van zo’n 30 tot 50 pagina’s, is een levend document; het wordt regelmatig geactualiseerd totdat het een definitieve status heeft gekregen.

Samenvatting
Optimaal profiteren van Smart Building-technologie is het eenvoudigst bij nieuwbouw. Maar ook bestaande bouw kan profiteren van slimme en intelligente toepassingen. Denk aan een uitbreiding van wifi-toegangspunten om locatie-gebaseerde diensten mogelijk te maken of aan het in gebruik nemen van voice over wifi om te besparen op een Distributed Antenna System (DAS), een prijzig indoor antenne-netwerk bedoeld om de GSM-dekking in een gebouw te verbeteren.
Daarnaast is het mogelijk om sensoren te installeren die in een ruimte de temperatuur en/of het CO2-gehalte meten of om geavanceerde smart boards te gebruiken om de samenwerking te stimuleren en informatie effectief te delen.

Overigens begint alles bij een breed gedragen ambitie en de intrinsieke motivatie om een gebouw smart te maken. De ambities om een slim gebouw te realiseren worden hiermee gekoppeld aan duurzaamheid, verrijking, flexibiliteit en innovatie.

De drie artikelen over Smart Buildings biedt houvast om een start te maken met een Smart Building. Als de diverse kennisgebieden of afdelingen bereid zijn om gezamenlijk met elkaar op te trekken, dan staat er niets in de weg om een Smart Building te realiseren. De mogelijkheden zijn enorm, dus…tijd om aan de slag te gaan?