HOE MAAK JE EEN NIEUW GEBOUW ‘SMART’?

In het eerste artikel van dit drieluik over smart buildings is aandacht besteed aan twee vragen:

In deel 2 staat de situatie waarin sprake is van nieuwbouw centraal, met als kernvraag: waarom is het belangrijk voor Facility Management om in een vroeg stadium aan te sluiten bij de nieuwbouwplannen van een kantoor en wat zijn de redenen om aan te sturen op ‘smart’-toepassingen in een nieuw gebouw? 

Betrokkenheid FM direct vanaf de start nieuwbouwplannen 

Als een nieuw kantoor wordt ontwikkeld, is de focus vaak gericht op de functionele en technische eisen, dus eisen ten aanzien van  de werkplek- en gebouwinrichting, vergaderzalen, sanitair, catering, afvalafhandeling en dergelijke. Ook wettelijke, bouwkundige en eisen aan de technische gebouwinstallaties voeren vaak de boventoon.
Tegelijk zie je ook dat het voor partijen lastig is het ‘klassieke’ silo-denken voor onder andere de technische installaties los te laten. Gevolg: afzonderlijke en specialistische teams gaan aan de slag waardoor een totaalfocus op de totstandkoming van een smart building ontbreekt. 
Het is dus verstandig om de technische aspecten van een gebouw al in een vroeg stadium te koppelen aan de gewenste slimme dienstverlening. 

Het is voor FM belangrijk om vanaf de start bij nieuwbouwplannen betrokken te zijn

Om gebruik te maken van de voordelen van één gemeenschappelijk IP-netwerk (zie het artikel ‘Wat is een smart building?’) en om kosten te verlagen ten opzichte van een traditionele aanpak, is het belangrijk alle systemen (gebouwbonden en facilitair) te selecteren op IP-connectiviteit. Immers, als de systemen gebruik kunnen maken van een gemeenschappelijk IP-netwerk, ontstaat één platform voor services, waar zowel gebouwbeheer als de personen die in het pand werken gebruik van kunnen maken.
Zo’n infrastructuur zorgt ervoor dat gebruikers van verschillende organisaties en bedrijfsonderdelen zich vrij door het pand kunnen bewegen en toegang hebben tot informatie en voorzieningen van het gebouw. 

Vanuit Facility Management is het dus belangrijk om vanaf de start bij de nieuwbouwplannen betrokken te zijn, deel te nemen aan bouwvergaderingen en een visie te ontwikkelen op het ‘hostmanship’ dat FM in het kantoor wil aanbieden.  

Ook interessant

Wat is een smart building?

Inbreng vanuit Facility Management, enkele voorbeelden

Om goed van start te kunnen gaan is het dus belangrijk voor FM om in een vroeg stadium gezamenlijk met de betrokken partijen op te trekken. Hieronder een aantal voorbeelden waarop de inbreng kan worden gebaseerd: 

• Gezamenlijke visie. Start met het definiëren van een gezamenlijke visie op het gebouw. Bijvoorbeeld: het gebouw (en het gebruik daarvan) moet duurzaam zijn, het moet onderlinge samenwerking stimuleren, het moet uitdagen en inspireren, het moet optimaal worden benut en bezet of het gebouw moet een veilige werkomgeving bieden; 
• Benoem een ‘Man in the Middle’ of formeer een Smart Building-team waar de gewenste kennis samenkomt. Laat het team zich richten op 6 zaken: Onderzoeken, Begrijpen, Bedenken, Uitproberen, Vastleggen en Uitdragen; 
• Meer dan alleen tools. Focus op een ‘Smart Building’, niet alleen op ‘Smart Tools’. Immers, met een Smart Building-aanpak is meer te bereiken dan met alleen een focus op Smart Tools; 
• Waarde toevoegen. Neem als uitgangspunt dat elke convergentie of integratie daadwerkelijk waarde toevoegt; 
• Data. Bepaal welke data essentieel is voor de facilitaire dienstverlening. De data moet leiden tot nieuwe inzichten en acties en biedt oplossingen voor de uitdagingen van vandaag (denk aan bijvoorbeeld klimaat- en energievraagstukken); 
• Vrij bewegen. Neem als uitgangspunt dat gebruikers van verschillende organisaties en afdelingen zich vrij kunnen bewegen door het pand en toegang hebben tot informatie en voorzieningen van het gebouw; 
• Proof of concepts. Door samen met Vastgoed te kijken naar deze opties en ze toe te passen in het gebouw ontstaat duidelijkheid over de ‘smart’-dienstverlening. Creëer ook de mogelijkheid om te experimenteren met Proof of Concepts; 
• Uitgangspunten vastleggen. Leg alle uitgangspunten vast in een document en/of programma van eisen. Dat maakt de uitvraag naar leveranciers in de markt eenvoudiger en vereenvoudigt de toetsing bij de oplevering. Het samenbrengen van al deze afdelingen vergroot de kans op succes en zorgt voor een goed fundament voor een Smart Building. 

FM en huisvesting moeten transformeren naar een data-gedreven en data-gestuurde organisatie

Van reactieve data naar real time-data

Het is de opgave van FM en huisvesting om medewerkers in een gebouw optimaal in staat te stellen hun werk effectief, efficiënt en flexibel te kunnen uitvoeren. Hierbij zijn klantgerichtheid, kostenefficiency en betrouwbaarheid belangrijke pijlers van de dienstverlening. 
Om dat doel te bereiken is het zaak beslissingen te nemen, zoveel mogelijk gebaseerd op data.
Een professionele facilitaire organisatie is daar in de praktijk vaak al mee bezig, maar vaak gaat het daarbij om beslissingen gebaseerd op reactieve data, dus informatie opgeslagen in een FMIS waarbij door FM zelf bepaalde analyses zijn gemaakt. 
Echter, een goede servicegerichte dienstverlening focust op de afnemer van de dienstverlening en stuurt op real-time data en uitgevoerde analyses, en is zoveel mogelijk op de gebruiker en de functie van de locatie afgestemd.

Om dit te realiseren moeten FM en huisvesting digitaal transformeren naar een data-gedreven en data-gestuurde organisatie.  

Sensoren, verbeterde netwerktechnologieën, slimme software en bijvoorbeeld Cloud computing zorgen ervoor dat systemen soepel met elkaar communiceren en zelfsturend worden waardoor menselijke interactie en ingrijpen minder vaak zijn vereist. Dit is voor FM en huisvesting de basis naar meer inzicht en een betere dienstverlening. 

Als je in de facilitaire wereld werkt is het je vast niet ontgaan: de ontwikkelingen rondom Smart Buildings en kunstmatige intelligentie gaan in een razendsnel tempo. Wat zijn de laatste ontwikkelingen op het gebied van smart en connected buildings? En waar liggen de kansen voor organisaties?

Meer inzicht, betere dienstverlening 

Als in een kantoor meer apparaten en sensoren zijn aangesloten op een gemeenschappelijke IP-netwerk, ontstaat toegang tot nieuwe gegevens cq data. Die gegevens geven dieper inzicht in de dagelijkse gang van zaken in het pand, zoals het gebruik en de benutting van het gebouw.
Zo zijn er voorbeelden waarbij de koffiemachines zijn verbonden met het netwerk om de toegang tot de koffie en thee te vergemakkelijken, maar ook om het gebruik cq verbruik te monitoren. Door deze connectie is het bijvoorbeeld mogelijk een gast een voucher aan te bieden of hem te vragen om zich via een app te registreren zodat hij vervolgens ‘geleid’ kan worden naar het dichtstbijzijnde koffieapparaat voor een kop koffie of thee.  

Toegevoegde waarde van een facilitaire app

Met een app is het ook mogelijk om een notificatie naar de medewerker in het gebouw te sturen om hem te informeren dat zijn gast is gearriveerd. Als onbegeleide toegang is toegestaan is het zelfs mogelijk om de gast via de app te begeleiden naar de vergaderzaal waar hij moet zijn.
Na afloop van de vergadering ontvangt de schoonmaakafdeling (en eventueel de catering) een bericht welke vergaderruimtes aandacht nodig hebben.  

Het inzetten van een facilitaire app levert een verbeterde gebruikers- en bezoekerservaring

Het inzetten van een facilitaire app levert een verbeterde gebruikers- en bezoekerservaring en voorziet in behoeften van deze groepen.
Dit alles wordt mogelijk gemaakt doordat de ICT- en gebouwsystemen samen functioneren in één infrastructuur en de data vanuit de techniek centraal wordt opgeslagen. 

Zo heeft de facilitaire app toegang tot bijvoorbeeld het reserveringssysteem van de vergaderzalen, maar bijvoorbeeld ook toegang tot de wifi-informatie om plaatsbepaling of indoor wayfinding mogelijk te maken. 
Een andere mogelijkheid is het tot stand brengen van een direct contact met de gebruikers van het gebouw. Denk hierbij aan het automatisch aanvragen van een ruimte, het melden van een schoonmaakactie of het bedienen van de verlichting , de AV-middelen en de verwarming of koeling van de vergaderzaal. 

Voorbeelden van waardevolle managementinformatie

Aan de hand van deze voorbeelden veranderen FM en huisvesting van een reactieve naar een proactieve organisatie en wordt het mogelijk het management te voorzien van waardevolle informatie over bijvoorbeeld:

• piek- en daluren
• energieverbruik
• benutting en bezetting
• schoonmaakoptimalisatie
• crowd management
• cateringbehoeftes
• afvalstromen
• vereist onderhoud
  
  

Met de inzet van en focus op een Smart Building krijgen FM en huisvesting meer inzicht in de gang van zaken, inzicht dat gebruikt kan worden om het niveau van dienstverlening te verbeteren.   

Hoe maak je een nieuw gebouw smart? 

Het antwoord op de vraag hoe je een nieuw gebouw smart maakt is duidelijk: door vanaf het begin als FM bij de nieuwbouw betrokken te zijn en samen met de betrokken partijen op te trekken.
Het is daarbij belangrijk te starten met het definiëren van een gezamenlijke visie voor het gebouw (zie hiervoor). Door gebruik te maken van moderne technieken zoals sensoren, apps en data-analysesystemen kan FM zich (verder) ontwikkelen van een reactieve naar een proactieve afdeling en zich (nog) meer focussen op de afnemer van de dienstverlening en met als resultaat een verbeterd niveau van dienstverlening.