Aanvraagformulier voor het geven van een workshop op wol 2024

ARTIKEL 1. DEELNAME, BETALING, ANNULERING
1.1 Het geven van een workshop is voorbehouden aan deelnemers van World of Industry, Technology & Science.
1.2 Inschrijving voor het geven van een workshop kan uitsluitend geschieden door middel van het inschrijfformulier van FHI.
1.3 Deelname is op volgorde van binnenkomst van de inschrijvingen tot het maximum aantal deelnemers is bereikt.
1.4 Inschrijvingen boven het gestelde maximum worden op verzoek geregistreerd op een wachtlijst.
1.5 De deelnamekosten dienen volgens de op de factuur vermelde betalingscondities te worden voldaan. Indien geen specifieke condities op de factuur zijn vermeld, zal de deelnemer binnen dertig (30) dagen na factuurdatum betalen.
1.6 Annulering van deelname is uitsluitend schriftelijk mogelijk. Onder ‘schriftelijk’ wordt ook elektronische communicatie begrepen.
1.7 Tot 8 weken voor aanvang van de beurs bedraagt de annuleringsvergoeding 65% van het deelnamebedrag. Daarna zijn de volledige deelnamekosten verschuldigd.

ARTIKEL 2. WIJZIGINGEN
2.1 Bij onvoldoende inschrijvingen behoudt FHI zich het recht om de workshop te annuleren. De deelnemer ontvangt hierover uiterlijk acht weken voor de beurs bericht.
2.2 Indien de X-pedition geen doorgang vindt, ontvangt de deelnemer de reeds betaalde deelnamekosten terug.
2.3 FHI is in geen geval aansprakelijk voor door wijziging of annulering van de workshop ontstane schade.

ARTIKEL 3. PUBLICITEIT
3.1 De deelnemer die zich via het inschrijfformulier heeft ingeschreven voor de workshop wordt als zodanig vermeld in door FHI gedane communicatie-uitingen voor de workshop, bijvoorbeeld vermelding van de bedrijfsnaam op de website en deelnemersoverzichten.
3.2 Door de inschrijving verklaart de exposant akkoord te gaan met de aangehechte ‘Gebruiksvoorwaarden bezoekersbestanden’. Deze voorwaarden zijn bedoeld om de privacy van de bezoekers te waarborgen. Het bezoekersbestand (met NAW-gegevens van het bedrijf, de naam van de bezoeker en het e-mailadres van de bezoeker, en mits hiervoor expliciete toestemming is verkregen) wordt uitsluitend verstrekt onder de voorwaarde dat de exposant akkoord gaat met de aangehechte gebruikersvoorwaarden.

ARTIKEL 4. AANSPRAKELIJKHEID
4.1 Goederen bevinden zich in de beursaccommodatie en op de bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de deelnemer.
4.2 De deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook.
4.3 De deelnemer is verplicht alle schade die FHI lijdt ten gevolge van een aan hem toe te rekenen tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of niet tijdig naleven van enige bepaling uit deze voorwaarden en/of overige voorschriften en aanwijzingen, te vergoeden. De deelnemer vrijwaart FHI ter zake voor aanspraken van derden, waaronder de beursaccommodatie.
4.4 FHI is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de deelnemer, zijn personeel of bezoekers, gevolgschade, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook inbegrepen, tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten.
 
GEBRUIKSVOORWAARDEN BEZOEKERSBESTANDEN

ALGEMEEN
1. Exposant verwerkt de Persoonsgegevens op basis van de schriftelijke instructies van FHI zoals deze in deze overeenkomst zijn bepaald. Exposant zal geen Persoonsgegevens aan andere organisaties doorgeven, tenzij een wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht. In laatstbedoeld geval stelt de Exposant FHI, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van die wettelijke bepaling en welke Persoonsgegevens worden gedeeld.
2. Verwerker verplicht zich om de Persoonsgegevens ontoegankelijk te maken voor die personen binnen haar organisatie die voor de uitvoering van hun werkzaamheden niet noodzakelijkerwijs toegang tot de Persoonsgegevens behoeven te hebben.
3. Verwerker waarborgt dat voldoende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.
4. Exposant zal de Persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER-land) of in een land waar een adequaat gegevensbeschermingsniveau is voorzien verwerken of doen verwerken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FHI.
5. Exposant zorgt dat haar personeel gebonden is aan de in deze overeenkomst opgenomen voorwaarden.
6. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
7. De rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst kunnen door Exposant niet aan een andere partij worden overgedragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van FHI.

DATALEK(KEN)
8. Exposant stelt FHI onverwijld en niet later dan 24 uur nadat Exposant er kennis van heeft gekregen, in kennis van iedere inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens. Exposant doet deze melding aan FHI: privacy@fhi.nl.
9. Exposant meldt bij of zo snel mogelijk na de in lid 8 bedoelde melding aan FHI (1) wat de (vermoedelijke) oorzaak is van de inbreuk, (2) wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is van de inbreuk en (3) wat de voorgestelde oplossing is. De onmogelijkheid om antwoord te geven op de in dit artikellid genoemde vragen laat de verplichting tot het doen van de in lid 8 bedoelde melding onverlet.

VERZOEKEN VAN BETROKKENEN
10. FHI stelt Exposant in kennis van verzoeken van Betrokkenen tot inzage in, correctie en/of verwijdering van de Persoonsgegevens.
11. Exposant handelt alle verzoeken om inlichtingen van FHI met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens zo snel mogelijk af.

Spelregels voor het geven van een workshop op WoTS 2024
– De workshops zijn alleen toegankelijk voor ingeschreven exposanten van WoTS 2024.
– Workshops worden gefaciliteerd door een exposant; deze kan zelf de workshop geven of laten verzorgen door een expert.
– Workshops zijn niet commercieel ingestoken, maar inhoudelijk. Om dit te waarborgen checkt de organisatie het onderwerp, de beschrijving en eventuele presentatieslides. De organisatie houdt zich het recht voor wijzigingen te laten doorvoeren of een workshop te weigeren. Voor een presentatie dient het World of Laboratory standaard powerpoint format gebruikt te worden.
– Maximaal 1 workshop per exposant.
– De invulling van de workshop moet binnen de 6 thema’s van de beurs liggen, namelijk
• Veiligheid
• Kwaliteit
• Duurzaamheid
• Sample management
• Lab management
• Analyse technieken
– De exposant is verplicht vóór 1 april 2024 een titel, een korte beschrijving van de workshop en de naam van de spreker aan te leveren, zodat de workshop vanaf de start van de bezoekerswerving kan worden opgenomen in de registratiemodule.
– De beschrijving moet duidelijk vermelden hoe het publiek actief kan deelnemen aan de workshop.
– Wanneer meerdere exposanten over exact hetzelfde onderwerp een workshop willen geven, geldt dat degene die als eerste een abstract inlevert, de workshop mag geven.
– Een workshop duurt maximaal 1 uur.
– De workshop wordt ingepland door de organisatie, op alle vier de beursdagen tussen 09.30 en 17.00 uur.
– Er zijn 24 slots beschikbaar voor het geven van een workshop. Vol = vol.
– De deadline voor inschrijving is 1 april 2024.
– Per thema kunnen maximaal zes workshops gegeven worden.
– Kosten voor het geven van een workshop bedragen € 500,- excl. BTW. Hiervoor verzorgen wij:
o Workshop tijdslot van 1 uur;
o Ruimte voor maximaal 100 personen in theateropstelling of 60 personen in cabaret opstelling;
o AV en geluidsinstallatie (via koptelefoons);
o Plaatsen van workshop met aangeleverde beschrijving op de website en opnemen in de registratie module van de beurs;
o Aandacht aan de workshop in bezoekerswerving van de beurs.