Inschrijfformulier workshop/ X-pedition

ARTIKEL 1. DEELNAME, BETALING, ANNULERING
1.1 Het geven van een workshop / X-pedition deelname is voorbehouden aan deelnemers van World of Industry, Technology & Science.
1.2 Inschrijving voor het geven van een workshop / X-pedition deelname kan uitsluitend geschieden door middel van het inschrijfformulier van FHI.
1.3 Deelname is op volgorde van binnenkomst van de inschrijvingen tot het maximumaantal deelnemers is bereikt.
1.4 Inschrijvingen boven het gestelde maximum worden op verzoek geregistreerd op een wachtlijst.
1.5 De deelnamekosten dienen volgens de op de factuur vermelde betalingscondities te worden voldaan. Indien geen specifieke condities op de factuur zijn vermeld, zal de deelnemer binnen dertig (30) dagen na factuurdatum betalen.
1.6 Annulering van deelname is uitsluitend schriftelijk mogelijk. Onder ‘schriftelijk’ wordt ook elektronische communicatie begrepen.
1.7 Tot 8 weken voor aanvang van de beurs bedraagt de annuleringsvergoeding 65% van het deelnamebedrag. Daarna zijn de volledige deelnamekosten verschuldigd.

ARTIKEL 2. WIJZIGINGEN
2.1 Bij onvoldoende inschrijvingen behoudt FHI zich het recht om de workshop / X-pedition te annuleren. De deelnemer ontvangt hierover uiterlijk acht weken voor de beurs bericht.
2.2 Indien de workshop / X-pedition geen doorgang vindt, ontvangt de deelnemer de reeds betaalde deelnamekosten terug.
2.3 FHI is in geen geval aansprakelijk voor door wijziging of annulering van de workshop / X-pedition ontstane schade.

ARTIKEL 3. PUBLICITEIT
3.1 De deelnemer die zich via het inschrijfformulier heeft ingeschreven voor de workshop / X-pedition wordt als zodanig vermeld in door FHI gedane communicatie-uitingen voor de workshop / X-pedition, bijvoorbeeld vermelding van de bedrijfsnaam op de website en deelnemersoverzichten.
3.2 Door de inschrijving verklaart de exposant akkoord te gaan met de aangehechte ‘Gebruiksvoorwaarden bezoekersbestanden’. Deze voorwaarden zijn bedoeld om de privacy van de bezoekers te waarborgen. Het bezoekersbestand (met NAW-gegevens van het bedrijf, de naam van de bezoeker en het e-mailadres van de bezoeker, en mits hiervoor expliciete toestemming is verkregen) wordt uitsluitend verstrekt onder de voorwaarde dat de exposant akkoord gaat met de aangehechte gebruikersvoorwaarden.

ARTIKEL 4. AANSPRAKELIJKHEID
4.1 Goederen bevinden zich in de beursaccommodatie en op de bijbehorende terreinen voor rekening en risico van de deelnemer.
4.2 De deelnemer is aansprakelijk voor en dient zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook.
4.3 De deelnemer is verplicht alle schade die FHI lijdt ten gevolge van een aan hem toe te rekenen tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of niet tijdig naleven van enige bepaling uit deze voorwaarden en/of overige voorschriften en aanwijzingen, te vergoeden. De deelnemer vrijwaart FHI ter zake voor aanspraken van derden, waaronder de beursaccommodatie.
4.4 FHI is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de deelnemer, zijn personeel of bezoekers, gevolgschade, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook inbegrepen, tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten.
 
GEBRUIKSVOORWAARDEN BEZOEKERSBESTANDEN

ALGEMEEN
1. Exposant verwerkt de Persoonsgegevens op basis van de schriftelijke instructies van FHI zoals deze in deze overeenkomst zijn bepaald. Exposant zal geen Persoonsgegevens aan andere organisaties doorgeven, tenzij een wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht. In laatstbedoeld geval stelt de Exposant FHI, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van die wettelijke bepaling en welke Persoonsgegevens worden gedeeld.
2. Verwerker verplicht zich om de Persoonsgegevens ontoegankelijk te maken voor die personen binnen haar organisatie die voor de uitvoering van hun werkzaamheden niet noodzakelijkerwijs toegang tot de Persoonsgegevens behoeven te hebben.
3. Verwerker waarborgt dat voldoende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.
4. Exposant zal de Persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER-land) of in een land waar een adequaat gegevensbeschermingsniveau is voorzien verwerken of doen verwerken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FHI.
5. Exposant zorgt dat haar personeel gebonden is aan de in deze overeenkomst opgenomen voorwaarden.
6. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
7. De rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst kunnen door Exposant niet aan een andere partij worden overgedragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van FHI.

DATALEK(KEN)
8. Exposant stelt FHI onverwijld en niet later dan 24 uur nadat Exposant er kennis van heeft gekregen, in kennis van iedere inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens. Exposant doet deze melding aan FHI: privacy@fhi.nl.
9. Exposant meldt bij of zo snel mogelijk na de in lid 8 bedoelde melding aan FHI (1) wat de (vermoedelijke) oorzaak is van de inbreuk, (2) wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is van de inbreuk en (3) wat de voorgestelde oplossing is. De onmogelijkheid om antwoord te geven op de in dit artikellid genoemde vragen laat de verplichting tot het doen van de in lid 8 bedoelde melding onverlet.

VERZOEKEN VAN BETROKKENEN
10. FHI stelt Exposant in kennis van verzoeken van Betrokkenen tot inzage in, correctie en/of verwijdering van de Persoonsgegevens.
11. Exposant handelt alle verzoeken om inlichtingen van FHI met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens zo snel mogelijk af.

Uitgangspunten voor het geven van een workshop op WoTS 2026
(for the English version, see below)

– De workshops zijn alleen toegankelijk voor ingeschreven exposanten van WoTS 2026.
– Workshops worden gefaciliteerd door een exposant; deze kan zelf de workshop geven of laten verzorgen door een expert.
– Workshops zijn niet commercieel ingestoken, maar inhoudelijk. Om dit te waarborgen checkt de organisatie het onderwerp, de beschrijving en eventuele presentatieslides. De organisatie houdt zich het recht voor wijzigingen te laten doorvoeren of een workshop te weigeren. Voor een presentatie dient het World of Laboratory standaard powerpoint format gebruikt te worden.
– Maximaal 2 workshops per exposant.
– De exposant is verplicht vóór 1 april 2026 een titel, een korte beschrijving van de workshop en de naam van de spreker aan te leveren, zodat de workshop vanaf de start van de bezoekerswerving kan worden opgenomen in de registratiemodule.
– De beschrijving moet duidelijk vermelden hoe het publiek actief kan deelnemen aan de workshop.
– Wanneer meerdere exposanten over exact hetzelfde onderwerp een workshop willen geven, geldt dat degene die als eerste een abstract inlevert, de workshop mag geven.
– Een workshop duurt maximaal 45 minuten.
– De workshop wordt ingepland door de organisatie, op alle vier de beursdagen tussen 10.00 en 16.00 uur.
– Er zijn 24 tijdsloten beschikbaar voor het geven van een workshop. Vol = vol.
– Kosten voor het geven van een workshop bedragen € 500,- excl. BTW. Hiervoor verzorgen wij:
o Workshop tijdslot van 45 minuten;
o Ruimte voor maximaal 60 personen in theateropstelling. Een andere opstelling is altijd in overleg;
o AV en geluidsinstallatie (via koptelefoons);
o Plaatsen van workshop met aangeleverde beschrijving op de website en opnemen in de registratie module van de beurs;
o Aandacht aan de workshop in bezoekerswerving van de beurs.

Guidelines for hosting a workshop at WoTS 2026

– Workshops are open exclusively to registered exhibitors of WoTS 2026.
– Workshops are facilitated by an exhibitor, who may either deliver the session themselves or invite an expert to do so.
– Workshops must be content-driven rather than commercial. To ensure this, the organization will review the topic, description, and any presentation slides in advance. The organization reserves the right to request changes or to reject a workshop proposal. Presentations must use the official World of Laboratory PowerPoint template.
– Each exhibitor may host a maximum of two workshops.
– Exhibitors are required to submit the workshop title, a short description, and the speaker’s name no later than April 1, 2026, so that the workshop can be included in the visitor registration module from the start of the promotional campaign.
– The description must clearly state how participants will be actively involved in the workshop.
– If multiple exhibitors propose a workshop on exactly the same topic, the session will be assigned to the exhibitor who submitted their abstract first.
– Each workshop has a maximum duration of 45 minutes.
– Workshops will be scheduled by the organization on all four exhibition days, between 10:00 and 16:00.
– A total of 24 workshop slots are available. Once full, no additional slots can be allocated.
– The fee for hosting a workshop is €500 (excluding VAT). This includes:
o A 45-minute workshop slot;
o A room for up to 60 participants in theatre-style setup (alternative layouts upon request);
o AV equipment and sound system (via headsets);
o Publication of the workshop, including description, on the exhibition website and in the visitor registration module;
o Promotion of the workshop as part of the visitor marketing campaign.