Inkoopplatformdrempels voor MKB bij aanbesteden

De markt voor inkoopplatforms of e-commerce groeit. Er komen meer aanbieders. Bekende namen zijn bijvoorbeeld Ariba – van SAP -, Tungsten, GHX, en TBlox. Steeds meer organisaties maken er gebruik. Maar inkoopplatforms verdelen de markt. Kleinere partijen vallen vaak buiten de boot. En hoe verhoudt zich dat bij aanbestedingen tot de bedoeling van de wetgever om de kansen voor het MKB te vergroten?

E-commerce voor de inkoper
Inkoopplatforms of e-commerce beogen in eerste instantie de bestelprocessen van inkoper te stroomlijnen en automatiseren. Er komen elektronische catalogi met producten die medewerkers via het interne netwerk kunnen bestellen met een enkele druk op de knop. Geen bestelbonnetjes, geen e-mailtjes meer. De bestellingen worden automatisch doorgestuurd naar de verkopende partij, de bestelstatus is steeds oproepbaar, net als allerlei leuke grafi ekjes voor management om lekker ‘in control’ te kunnen zijn. Vooral voor grote organisaties bespaart dit veel menskracht en geld.

E-commerce voor de verkoper
De verkopende partij dient op de e-commerce systemen aan te sluiten, wil men zaken kunnen blijven doen. Met bijvoorbeeld Baan, SAP of Oracle is daar goed een mouw aan te passen. Die verwerken de elektronische bestellingen automatisch. De pickorderlijst gaat naar de magazijnrobots, de pakketjes worden automatisch gelabeld, de facturen en zelfs de betalingen worden via het systeem verwerkt. De bulk van de opdrachten kan op deze manier geheel automatisch verwerkt worden.

Voor MKB lastig integreren
Voor kleinere ondernemingen is dit lastig. Hun automatiseringsgraad is veel lager. De beschikbare menskracht om zich in de verschillende systemen te verdiepen, deze te bedienen en de interne processen daarop aan te passen, is beperkt. Bij sommige systemen kunnen ze toch via dat systeem aansluiten door handmatig de orders te downloaden in de portal en facturen, bonnen, status en dergelijke weer te uploaden. Dit vergt veel kennis van het inkoopplatform en levert niet direct besparingen op.

Bij hoeveel e-commerce systemen moet je aansluiten?
De inkoopplatforms lijken zich op bepaalde branches te concentreren. Bedrijven met een breed productenpakket, opererend in verschillende branches, lopen de kans dat zij op vele inkoopplatforms aangesloten moeten zijn om nog omzet te kunnen maken. Leidt dit niet tot een shake out van al die mooie kleinere bedrijven met specifieke kennis, producten en kunde? Het leidt er in ieder geval toe dat zij de inkopers zullen moeten overtuigen om gewoon handmatig bestellingen bij hen te blijven doen.

Uniform verkoopplatform en mededinging…
Het probleem van al die verschillende interfaces zou op te lossen moeten zijn. Bijvoorbeeld met een verkoopplatform met één uniforme interface dat aan de achterkant op alle inkoopplatforms kan aansluiten. Georganiseerde verkoop zonder de mededinging te schaden, laat zich moeilijk voorstellen. Maar een uniforme interface zou mogelijk moeten zijn binnen de grenzen van het  mededingingsrecht.

E-commerce en aanbesteden
Steeds vaker wordt ook in aanbestedingen als eis gesteld dat de inschrijver moet aansluiten op het inkoopplatform. Voor partijen die niet over de daarvoor benodigde organisatie, kennis en capaciteit beschikken is dit een probleem. Zij worden door deze eis buitengesloten. Het is zaak om daarover tijdig te klagen door het stellen van vragen voor de nota van inlichtingen. Deze eis is vaak niet proportioneel, verhoudt zich niet tot het voorwerp van de opdracht.

Mr. Ing. Frank Meijers